원엔드LMS 자동 교육배정 기능 소개

교육 대상자 엑셀 관리, 언제까지 직접 배정해야 할까요? 

기업 교육 운영을 하다 보면 생각보다 많은 시간이 교육 '콘텐츠'보다 교육 '대상자' 관리에 사용됩니다.

특히 직원 수가 늘어나고 교육 종류가 많아질수록 담당자의 업무는 급격히 증가합니다.

법정의무교육, 신입사원 교육, 직무교육, 보안교육, 관리자 교육 등 교육 과정이 늘어나면 가장 먼저 복잡해지는 업무가 있습니다.

바로 교육 배정입니다.

 

 

 

 

많은 기업들이 아직도 다음과 같은 방식으로 교육을 운영합니다.

먼저 교육 대상자 명단을 엑셀로 정리합니다.

부서별로 나누고,

직급별로 나누고,

직군별로 나누고,

교육별로 다시 정리합니다.

 

그리고 해당 교육에 맞는 직원들을 찾아 하나씩 배정합니다.

여기서 끝나지 않습니다.

신입사원이 입사하면 다시 배정해야 합니다.

직원이 승진하면 다시 검토해야 합니다.

부서 이동이 발생하면 다시 확인해야 합니다.

매년 반복되는 교육은 또 다시 배정해야 합니다.

 

결국 담당자는 교육 운영보다 대상자 분류 작업에 더 많은 시간을 사용하게 됩니다.

이러다보니 결국 실제로 문제가 되는 것은 교육 콘텐츠가 아니라 교육 배정 업무인 경우가 많습니다.

 

 

교육 배정이 어려운 이유

교육 배정이 어려운 이유는 교육 대상자를 분류하는 기준이 생각보다 많기 때문입니다.

예를 들어 다음과 같은 조건이 존재할 수 있습니다.

• 생산직 직원만 수강
• 관리자급 이상만 수강
• 서울 사업장 직원만 수강
• 영업직 직원만 수강
• 신입사원만 수강
• 팀장 이상만 수강

교육이 많아질수록 이러한 조건은 더욱 복잡해집니다.

결국 담당자는 교육마다 대상자를 다시 선별하게 됩니다.

이 과정에서 누락이 발생하기도 하고,

불필요한 교육이 배정되기도 하며,

운영 부담은 계속 증가합니다.

 

 

 

 

 

원엔드LMS는 교육 대상자를 직접 배정하지 않습니다

원엔드LMS는 조금 다른 방식으로 접근합니다.

먼저 직원 정보를 체계적으로 관리합니다.

예를 들면 다음과 같은 기준입니다.

• 부서별
• 직군별
• 직급별
• 지역(사업장)별

이러한 정보를 직원 데이터베이스에 등록합니다.

그리고 대상자마다 교육을 배정하기 전에, 시스템적으로 자동으로 배정될 교육배정 규칙을 설정합니다.

 

예를 들어:

분기별, 반기별 교육

법정의무교육

강좌별 교육 등 직원들이 수강해야 할 교육형태와 기간 등을 규칙을 만들고,

 

다음으로 해당 교육을 수강할 대상자도 

"생산직 직원 전체"

"서울 사업장 관리자"

"신입사원"

"팀장 이상"

과 같은 조건을 정의해서 규칙을 정할 수 있습니다.

 

이런 식으로 필요한 규칙은 무제한으로 만들 수 있으며,

여기까지가 초기 설정입니다.

 

 

 

 

 

진짜 편리한 부분은 그 다음부터입니다

교육 규칙이 설정되면 이후부터는 시스템이 자동으로 대상자를 판단합니다.

신입사원이 입사하면?

조건에 맞는 교육이 자동 배정됩니다.

 

직원이 승진하면?

관리자 교육 대상자로 자동 변경되고, 필요한 교육이 자동으로 배정됩니다.

 

사업장이 변경되면?

새로운 조건에 맞는 교육이 자동 적용됩니다.

담당자가 일일이 찾아서 배정할 필요가 없습니다.

담당자의 업무는 교육규칙을 설정하는 것으로 끝입니다.

따라서, 이러한 교육규칙 기반 배정관리는 교육이 늘어날수록 오히려 효과가 더 커집니다.

 

 

교육 운영이 체계화되는 이유

교육 배정이 자동으로 되면 교육관리 업무가 정말 편리해집니다.

그러나 이러한 자동 교육배정 시스템의 가장 큰 장점은 편의성이 아닙니다.

 

그것은 바로 일관성입니다.

 

사람이 직접 운영하면 담당자마다 기준이 달라질 수 있습니다.

하지만 규칙 기반 운영은 동일한 기준이 유지됩니다.

누가 담당자가 되더라도 동일한 방식으로 교육이 배정됩니다.

교육 누락 위험도 줄어들고,

인수인계 부담도 줄어듭니다.

 

 

교육관리의 핵심은 등록보다 운영입니다

많은 기업들이 LMS를 검토할 때 교육 콘텐츠 관리에 집중합니다.

하지만 실제 운영 현장에서는 교육 등록보다 교육 대상자 관리가 더 큰 업무가 되는 경우가 많습니다.

원엔드LMS의 자동 교육배정 기능은 이러한 반복 업무를 줄이기 위해 설계되었습니다.

 

교육을 한 번 등록하고,

규칙을 한 번 설정하면,

이후의 반복적인 배정 업무는 시스템이 처리합니다.

 

만약 현재도 교육마다 대상자 엑셀을 만들고 있다면,

교육 콘텐츠보다 교육 배정 방식부터 점검해볼 필요가 있습니다.

교육 운영의 복잡함은 생각보다 배정 업무에서 시작되는 경우가 많기 때문입니다.